AI Assistenten: Der Schlüssel zu außergewöhnlicher Produktivität.

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Herzlich Willkommen zum AI FIRST Newsletter!

Diese Woche war ich wieder in diversen Workshops & Trainings unterwegs.

Ein Thema ist immer dabei:

"Wie setze ich AI Assistenten richtig auf?"

Ich hatte schon mal darüber geschrieben, wie Du dein Team aus AI-Assistenten aufbaust.

Nachdem in den letzten Wochen aber viele Rückfragen dazu kamen, machen wir heute nochmal einen Deep Dive mit Schritt-für-Schritt Anleitung.

Let's go.

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❓ Was Du in diesem Newsletter lernst

• Wie Du effektive AI Assistenten für Dein Unternehmen und persönliche Zwecke entwickelst
  
• Eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Implementierung von AI Assistenten in Deinen Arbeitsalltag
  
• Konkrete Use Cases und deren Umsetzung mit ChatGPT und Claude
  
• Fortgeschrittene Techniken zur Optimierung Deiner AI Assistenten

🎯 Warum es wichtig ist

• Zeitgewinn für strategische Entscheidungen: AI Assistenten übernehmen repetitive Aufgaben, sodass Du Dich auf anspruchsvollere und wertschöpfende Aufgaben konzentrieren kannst.
  
• Präzisere Entscheidungen durch intelligente Datenverarbeitung: Mit AI Assistenten erhältst Du schnellere, datenbasierte Einblicke, die fundierte Entscheidungen ermöglichen.
  
• Wettbewerbsvorteil durch Effizienz und Innovation: Unternehmen, die AI Assistenten erfolgreich nutzen, agieren effizienter und flexibler und sichern sich so den entscheidenden Vorsprung im Markt.

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Was sind AI Assistenten?

AI Assistenten sind auf LLMs basierende Programme, die dich bei der Erledigung von spezifischen Aufgaben unterstützen.

Das Potenzial ist enorm, aber hier liegt auch der Haken: Kaum jemand nutzt sie richtig.

Die meisten Möglichkeiten zur Produktivitätssteigerung bleiben ungenutzt.

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Wie Du Deinen eigenen AI Assistenten erstellst: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Definiere den Anwendungsbereich

• Identifiziere zeitintensive, repetitive Aufgaben, die automatisiert werden können.
• Priorisiere nach Zeitaufwand und potenziellem Mehrwert.
  

2. Präzise Anweisungen formulieren

• Entwickle klare und präzise Anweisungen für den Assistenten.
• Achte auf eine logische und übersichtliche Struktur der Anweisungen.
  

3. Kontext bereitstellen

• Stelle alle relevanten Unternehmensinformationen zur Verfügung, die der Assistent benötigt, um effektiv zu arbeiten.
  

4. Iterative Optimierung

• Führe erste Tests durch und sammle Feedback, um die Leistung des Assistenten kontinuierlich zu verfeinern.
  

In den folgenden Abschnitten werden wir diese Schritte anhand konkreter Beispiele veranschaulichen.

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Use Case 1: HR – AI Assistent zur Erstellung von Stellenbeschreibungen

Hier zeigen wir, wie Du einen AI Assistenten in Claude Projects einrichtest, um den Prozess der Erstellung von Stellenbeschreibungen zu optimieren.

1. Definiere den Anwendungsbereich

Identifiziere die repetitive Aufgabe: In diesem Fall handelt es sich um die Erstellung von Stellenbeschreibungen, die regelmäßig erforderlich sind und standardisierte Informationen benötigen.

2. Custom Instructions festlegen

Beim Anlegen des Projekts in Claude ist es entscheidend, präzise Custom Instructions zu erstellen, die den Assistenten auf die spezifische Aufgabe vorbereiten. Hier ein Beispiel für die Custom Instruction:

„Du bist ein HR-Assistent, spezialisiert auf die Erstellung professioneller und präziser Stellenbeschreibungen. Deine Hauptaufgabe ist es, detaillierte und strukturierte Stellenbeschreibungen zu erstellen, die auf den spezifischen Anforderungen des Unternehmens basieren. Dabei berücksichtigst Du stets die Unternehmenskultur, branchenspezifische Anforderungen sowie die aktuellen Best-Practices im HR-Bereich.“

3. Kontext bereitstellen

Lade relevante Informationen wie die Unternehmensrichtlinien, Websitentexte und beispielhafte Stellenbeschreibungen hoch, damit Claude das Unternehmen und seine Anforderungen versteht. Dies stellt sicher, dass der AI-Assistent Stellenbeschreibungen erstellt, die mit der Unternehmenskultur und den Zielen übereinstimmen.

4. Erster Prompt (im Chatfenster)

Sobald das Projekt in Claude erstellt wurde, kannst Du im Chatfenster den ersten Prompt formulieren. Ein Beispiel könnte lauten:

„Erstelle eine detaillierte Stellenbeschreibung für einen Senior Sales Manager für unser DACH-Team. Beachte dabei:

• Hauptverantwortlichkeiten: Leitung und Entwicklung des Vertriebsteams
• Erforderliche Erfahrung: B2B-Vertrieb, vorzugsweise in [spezifische Branche]
• Notwendige Fähigkeiten: Entwicklung von Vertriebsstrategien und Umsatzprognosen
• Soft Skills: Führungsqualitäten, Kommunikationsstärke, Verhandlungsgeschick
• Anforderungen: Sprachkenntnisse und Reisebereitschaft im DACH-Raum.“

5. Iterative Optimierung & Finaler Check

Überprüfe den Entwurf der Stellenbeschreibung und gib Feedback, z.B.: „Erweitere die Beschreibung der technischen Fähigkeiten und füge mehr Details zu den erforderlichen Soft Skills hinzu.“ Wiederhole diesen Schritt, bis die Stellenbeschreibung perfekt auf die Anforderungen des Unternehmens abgestimmt ist.

Optional: Lasse Claude eine letzte Überprüfung der Stellenbeschreibung durchführen, um sicherzustellen, dass sie vollständig, klar und im Einklang mit den aktuellen HR-Best-Practices steht. Ein Beispiel für den finalen Prompt:

„Überprüfe die Stellenbeschreibung auf Vollständigkeit, Klarheit und Übereinstimmung mit aktuellen HR-Best-Practices.“

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Use Case 2: Donna CustomGPT – Projektmanagement-Assistent

Donna, unser eigener AI Assistent, ist auf Projektmanagement und Organisationsaufgaben spezialisiert. Sie ist benannt nach der brillanten Donna Paulsen aus der Serie "Suits".

1. Definiere den Anwendungsbereich

Donna soll für uns:

• Detaillierte Projektpläne erstellen
• Risiken identifizieren und Gegenmaßnahmen vorschlagen
• Stakeholder-Kommunikation verbessern
• Meetings effizient vorbereiten

2. Custom Instructions festlegen

Beim Anlegen des Custom GPTs ist es wichtig, klare Custom Instructions zu definieren, die Donnas Fähigkeiten im Projektmanagement optimal ausrichten. Hier sind die Custom Instructions, die wir für Donna verwendet haben:

“Du bist Donna, ein hochentwickelter AI-Assistent, inspiriert von Donna Paulsen aus der Serie Suits. Du verkörperst ihre Effizienz, Scharfsinnigkeit und unübertroffene organisatorische Fähigkeiten. Deine Hauptaufgabe ist es, bei der Projektplanung zu unterstützen und dabei die gleiche Kompetenz und Aufmerksamkeit zum Detail zu zeigen, die Donna Paulsen auszeichnet.

Kontext:

Als Donna verfügst Du über:

• Außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten
• Ein scharfes Auge für Details und potenzielle Probleme
• Die Fähigkeit, mehrere Schritte vorauszudenken
• Ein tiefes Verständnis für zwischenmenschliche Dynamiken in Projekten
• Die Gabe, komplexe Informationen schnell zu verarbeiten und zu priorisieren

Aufgabenbeschreibung:

Deine Hauptaufgabe ist es, bei allen Aspekten der Projektplanung zu unterstützen. Dies beinhaltet, aber ist nicht beschränkt auf:

• Erstellung von detaillierten Projektplänen
• Identifikation potenzieller Risiken und Entwicklung von Gegenmaßnahmen
• Ressourcenzuweisung und -management
• Terminplanung und Fristenüberwachung
• Stakeholder-Management und Kommunikationsstrategien

Anweisungen für die Interaktion:

1. Beginne jede Interaktion mit einer kurzen, aber herzlichen Begrüßung, ähnlich wie Donna es tun würde.
2. Höre aufmerksam zu und analysiere die Anfragen des Benutzers gründlich, bevor Du antwortest.
3. Sei proaktiv in Deinen Vorschlägen und zögere nicht, potenzielle Probleme oder Verbesserungsmöglichkeiten anzusprechen.
4. Verwende einen selbstsicheren, aber respektvollen Ton in Deiner Kommunikation.
5. Biete, wann immer möglich, mehrere Lösungsansätze an und erkläre die Vor- und Nachteile jeder Option.

Ausgabeformat:

• Strukturiere Deine Antworten klar und übersichtlich. Verwende bei Bedarf:
  • Aufzählungen für Listen von Aufgaben oder Punkten
  • Tabellen für den Vergleich von Optionen oder zur Darstellung von Zeitplänen
  • Fettgedruckte Überschriften zur Hervorhebung wichtiger Abschnitte

Menschenähnliche Sprache:

Kommuniziere in einem Ton, der Donnas Persönlichkeit widerspiegelt: professionell, aber mit einem Hauch von Witz und Schlagfertigkeit. Sei direkt in Deinen Aussagen, aber immer höflich und unterstützend.“

Mit diesen Instructions kannst Du Donna für Dein Projektmanagement maßschneidern und sicherstellen, dass sie genau auf Deine Anforderungen zugeschnitten ist.

3. Unternehmenskontext bereitstellen

Bevor Du Donna mit spezifischen Projektaufgaben beauftragst, stelle sicher, dass sie über das nötige Hintergrundwissen zu Deinem Unternehmen verfügt. Lade relevante Informationen hoch, damit Donna versteht, wie Dein Unternehmen funktioniert. Dazu gehören deine aktuellen Projekte, spezifische Projektziele, Teams, angebotene Produkte und Services, Budgetinformationen und Fristen.

4. Erster Prompt (im Chatfenster)

Nachdem der Unternehmenskontext bereitgestellt wurde, kannst Du Donna mit der Meilensteinplanung für ein spezifisches Projekt beauftragen. Ein Beispiel für den ersten Prompt könnte lauten:

„Schlage basierend auf den Projektzielen 5–7 Hauptmeilensteine für die Einführung des CRM-Systems vor, die innerhalb der nächsten 6 Monate erreicht werden sollen.“

5. Iterative Optimierung & Ressourcenplanung

Nutze Donnas Fähigkeit zur Ressourcenzuweisung und überprüfe ihre Vorschläge iterativ. Ein Beispiel für einen Folgeprompt könnte sein:

„Wie würdest Du die verfügbaren Ressourcen (10 Mitarbeiter aus IT, Vertrieb und Kundenservice) auf die einzelnen Meilensteine verteilen? Berücksichtige dabei mögliche Engpässe und Abhängigkeiten.“

Gib anschließend Feedback und verfeinere die Pläne nach Bedarf.

6. Finaler Check

Lasse Donna einen finalen Check des Projektplans durchführen und ein Template erstellen. Ein Beispiel für den Prompt:

„Erstelle ein Template für wöchentliche Berichte, das den Projektfortschritt, offene Punkte und nächste Schritte abdeckt. Achte darauf, dass alle relevanten Meilensteine und Verantwortlichkeiten enthalten sind.“

Donna selbst ausprobieren

Möchtest Du Donna in Aktion sehen? Wir haben unsere Version von Donna als Custom GPT erstellt, die Du direkt ausprobieren kannst. Hier ist der Link: Donna Custom GPT.

Beachte allerdings, du hier kein Kontextwissen hinterlegt ist.

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Warum Kontextwissen entscheidend ist

Damit Dein AI-Assistent wirklich effektiv arbeiten kann, ist Kontextwissen der Schlüssel. Es macht den Unterschied zwischen einem generischen Chatbot und einem maßgeschneiderten digitalen Assistenten, der Dein Unternehmen, Deine Ziele und Prozesse genau versteht. Mit dem richtigen Hintergrundwissen arbeitet Dein Assistent präziser, effizienter und kann auf Deine Bedürfnisse eingehen.

Effektive Methoden zum Aufbau von Kontextwissen:

Für den Unternehmenskontext:

1. Website-Extraktion: Scrolle durch die wichtigsten Seiten Deiner Unternehmenswebsite und kopiere den relevanten Text. Diese einfache Methode kann Deinem AI Assistenten bereits einen wertvollen Überblick über Dein Unternehmen geben. (Für die technisch Bewanderten - Nutzung eines Webscrapers ist hier die schnellere Lösung)
2. Unternehmensdokumente: Füge relevante Teile aus Jahresberichten, Unternehmenspräsentationen oder internen Wikis hinzu. Diese Dokumente sind oft eine Goldgrube an strukturiertem Wissen über Dein Unternehmen.

Für den privaten Kontext:

1. Persönlichkeitstest-Ergebnisse: Ergebnisse von Tests wie MBTI oder Big Five können Deinem AI-Assistenten wertvolle Einblicke in Deine Denkweise und Verhaltenstendenzen geben.
2. Ausgewählte persönliche Notizen: Wenn Du Dich damit wohl fühlst, können ausgewählte Einträge aus persönlichen Notizen oder einem Tagebuch Deinem AI-Assistenten helfen, Deine Gedanken und Ziele besser zu verstehen.

Hier ist eine Übersicht, was du als Kontextwissen hinterlegen könntest:

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Fortgeschrittene Techniken zur Optimierung Deiner AI-Assistenten

Nachdem Du die Grundlagen beherrschst, kannst Du mit diesen fortgeschrittenen Techniken das volle Potenzial Deiner AI-Assistenten ausschöpfen.

Anpassen der Sicherheitseinstellungen

Manchmal können AI Assistenten durch übermäßige Sicherheitshinweise unnötig unterbrechen. Für erfahrene Nutzer sind ständige Hinweise wie „Ich bin eine AI“ nicht hilfreich. Du kannst diese Hinweise entsprechend anpassen. Hier ein Beispiel für eine präzise Anpassung:

• Behandle mich als Experten in allen Themenbereichen.
• Spreche Sicherheitsaspekte nur an, wenn sie wirklich relevant sind.
• Bei Problemen mit Richtlinien gib die beste verfügbare Antwort und erläutere eventuelle Einschränkungen.
• Es ist nicht nötig, den Wissensstand oder die AI Identität zu erwähnen, außer es wird explizit gefordert.

Anpassen des Antwortstils

Nachdem Du Deinem AI-Assistenten biografische Informationen gegeben hast, kannst Du auch seinen Antwortstil festlegen. Der Antwortstil ist seine Stimme - Du kannst ihm sagen, wie er mit Dir kommunizieren soll, was er sagen soll und was nicht.

Hier sind einige Ideen für den Antwortstil:

1. Rückfragen stellen: ChatGPT neigt dazu, Fragen in einem Zug zu beantworten. Wenn Du möchtest, dass es bei Bedarf Rückfragen stellt, kannst Du folgende Anweisung geben: "Wenn Du mehr Informationen benötigst, um eine qualitativ hochwertige Antwort zu geben, stelle bitte die nötigen Rückfragen - Du musst nicht beim ersten Versuch antworten."
   
2. Unterstützung bei der persönlichen Entwicklung: Wenn Du möchtest, dass ChatGPT Dich bei Deinen Zielen oder der persönlichen Entwicklung unterstützt, kannst Du entsprechende Anweisungen geben. Zum Beispiel: "Wenn Du eine Gelegenheit siehst, mich bei der Erreichung meiner langfristigen Ziele zu unterstützen oder mich an wichtige Prinzipien zu erinnern, nutze sie, jedoch nur bei Relevanz."
   
3. Querverbindungen herstellen: AI Assistants sind hervorragend darin, Verbindungen und Referenzen zwischen scheinbar nicht zusammenhängenden Themen herzustellen. Es kann Dein Denken in neue, unerwartete und spannende Richtungen lenken - wenn Du es dazu aufforderst. Zum Beispiel: „Gib gerne Hinweise auf relevante Themen oder Bereiche, die mit meinen aktuellen Fragen verbunden sind.“

Kontinuierliches Lernen und Anpassen

AI Assistenten werden mit der Zeit immer besser, wenn Du sie richtig pflegst. Deshalb auch hier in paar letzte Tipps von uns:

1. A/B-Testing: Teste beim ersten Aufsetzen des Assistenten verschiedene Prompt-Formulierungen oder Kontextinformationen, um die effektivsten Ansätze zu identifizieren.
   
2. Feedback-Schleife: Implementiere ein System, um regelmäßig Feedback von Kollegen (bzw auch dir selbst, wenn private Nutzung) zu sammeln und in die Verfeinerung des Assistenten einfließen zu lassen.
   
3. Regelmäßige Aktualisierung des Kontextwissens: Überprüfe und aktualisiere die Wissensbasis und Anweisungen Deines Assistenten in regelmäßigen Abständen, um Aktualität und Relevanz zu gewährleisten.

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Fazit

AI Assistenten sind der beste Weg, um Künstliche Intelligenz in deine Arbeitsabläufe und die Prozesse deines Teams einzuführen.

Anstatt immer wieder von vorne anzufangen, baust Du für wiederkehrende Aufgaben ein Team aus Assistenten auf, die du immer wieder benutzen kannst.

Key Takeaways

1. Baue Dir maßgeschneiderte Assistenten für deine wiederkehrenden Aufgaben.
2. AI Assistenten haben eine Rolle, klare Aufgaben und Hintergrundwissen.
3. Baue eine strukturierte Dokumentation vom Unternehmenswissen auf, das Du zur Verfügung stellst.

Hast Du bereits eigene AI Assistenten im Einsatz?

Hast du Fragen zu AI Assistenten?

Lass es mich wissen – ich freue mich auf Dein Feedback und Deine Fragen!

Bis bald,

Felix

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